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はじめに
どうもみなさんこんにちは、管理人のmasaです。
突然ですが、みなさんは忘年会の幹事というものをやったことがありますか？
片手で収まるくらいの忘年会の幹事なら特に問題ないのですが、それが大人数で会社の公式なイベントだとするとやることが結構あるんです。
まず何からすればいいのかわからないという方のために、今回は忘年会の幹事はどういったものなのか、何を準備すればいいのかについて紹介していきます。
うまく忘年会を成功させることができたらあなたの評価は上がること間違いなしです。
頑張ってみんなに楽しんでもらえる忘年会を作り上げましょう。
それでは早速やっていきます。
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忘年会までの流れ
ここでは忘年会が開かれるまでに感じがどんなことをするのか大まかな流れを紹介します。
１．幹事の役割決め
↓
２．日程の調整
↓
３．予算の決定
↓
４．お店の決定
↓
５．忘年会詳細のお知らせと参加確認連絡
↓
６．上司への忘年会での挨拶依頼
↓
７．全員に出欠確認メール
↓
８．参加者の名簿作成
↓
９．人数確定の連絡をお店にする
↓
１０．集金
↓
１１．当日のプラン作成
↓
１２．最終確認
これが忘年会開催までの大まかな流れです。
当日のプラン作成に関してはもう最初から同時進行でやっていってもいいでしょう。
早めに決めておくことでスムーズに忘年会を進行させることができます。
それではこれからそれぞれについて詳しく紹介していきましょう。
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幹事の役割決め
まずやるべきは幹事の役割決めです。
基本的に新入社員全員でやることが多いのでそれぞれ役割を決めて動いたほうがスムーズです。
決めるべき役割はこんな感じです。
- 会計
- 司会進行
- 店の予約・参加確認・名簿作成
こんなところでしょうか、あまり大人数でやる必要はありませんね。
あまり細かく分けてしまうと逆に混乱して情報の行き違いが発生します。
ちなみに新入社員が何か余興をやるという場合はそれも決める係が必要です。
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日程の調整
日程を決めるのはとても大事です。
日にちによって参加できる人の数が大幅に変わってしまいます。
注意するべき点をいくつか挙げておきましょう。
- 仕事に支障が出ない日
- 上司の都合がいいであろう日
- できれば次の日は会社が休みの日
忘年会というのは夜遅くまで続く可能性が高いので、できれば次の日は会社が休みの場合が喜ばれます。
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予算の決定
お金大事です。
忘年会だからと言ってあまり高い店を選ばないようにしましょう。
注意点は以下の通りです。
- 去年の忘年会を参考に決める
- 単純な飲食代と景品を買う場合はそれもプラスする
みんなどのくらい給料をもらっているかはある程度わかると思うので身の丈に合ったお店が喜ばれます。
お店の決定
予算が決まったらそれに合ったお店を探しましょう。
いっぱいありすぎて決められない方が多いと思うのでいくつか気にすべきポイントを紹介します。
- 集合しやすい場所にあるか
- 参加する年代に合わせた料理内容か
- 飲み放題のメニューが豊富か
- 会場の広さはどのくらいか
- 座敷かテーブルか立食か
- 貸し切れるか
こんな感じですね。できれば会場貸し切りのほうが思いっきり忘年会を楽しんでもらえます。
電話をして色々質問してみてよさそうだったらそのまま簡単に予約してしまいましょう。
忘年会の時期はどこも混むので早めの予約が大切です。
大体何人くらいか伝えておいて詳細はあとで連絡するということでもオッケーです。
忘年会詳細のお知らせと参加確認連絡
日にちとお店が決まったら早めに詳細を伝えましょう。
その際に参加か不参加かも聞いておくと早いうちにお店を予約できるので安心です。
注意する点は以下の通りです。
- 日時、集合場所、お店、料理内容、会費は必ず伝える
- 参加か不参加だけでなく保留もオッケーにしておく（締め切りは厳守させる）
仕事の関係上どうしてもこの段階では答えられないという人もいるので、期限を決めて保留という形にしておくといいです。
上司への忘年会での挨拶の依頼
開会の挨拶や乾杯の音頭など忘年会は結構挨拶する場面がたくさんあります。
その時になって急に上司に頼むのではなく、事前にお願いしておきましょう。
注意点は以下の通りです。
- 開会の挨拶は基本的に参加者の中で一番上の役職の方に頼む
- 挨拶の順番は忘年会が進むにつれて役職が下がっていくようにする
失礼のないようにお願いしましょう。
全員に出欠の確認連絡
誰が出席するのかをすべてメールに書いて送りましょう。
もしかしたら間違えている可能性があるのでここでしっかり修正します。
ここでもいくつか注意点があります。
- 名前の誤字脱字がないようにする
- 必ず所属まで付ける
- 保留している人はここで決定してもらうようにする
これは大事なので必ずやるようにしましょう。
参加者の名簿作成
当日になってちゃんと全員集まっているか確認するためにここで名簿を作っておきましょう。
まだそろっていないのに出発することがないよう漏れには気を付けなくてなりません。
お店の予約をする
参加者が決定した時点で素早くお店に連絡します。
ここでは色々と注意しなければならないポイントがいくつかあります。
- 事前に話した内容と同じか確認する
- このタイミングでも保留者がいる場合はそれもお店に伝える（大体前日まで人数変更オッケー）
- 幹事の名前で予約をする
自分の思っていた内容と店側の内容が違う可能性があるので、しっかりすり合わせておきましょう。
会費の集金
集金のタイミングは当日ではなく事前にするのが無難です。
現地で集金しようとするとなかなかタイミングがなく、結構時間がかかってしまうのであらかじめ集めておきます。
その際に前に作った名簿で一人ずつしっかりチェックしていきましょう。
当日のプラン作成
これに関しては最初から並行作業でいいでしょう。
決めるべきことは以下の通りです。
- 挨拶のタイミング
- 余興をやるのか、やる場合は忘年会が始まってからどのくらいでやるか
- 終了何分前に締めの挨拶をしてもらうか
こんな感じですかね。要は当日のタイムスケジュールをしっかり組んでおくということです。
ここでしっかり決めておけば当日もスムーズに忘年会を進行させることができます。
最終確認
すべての準備が整ったら最終確認です。
幹事が複数いる場合は、ちゃんとみんなに情報が共有されているか確認しましょう。
一人でもしっかり把握できていないと忘年会がグダグダになってしまいます。
そんなことがないように全員で最後の確認をしましょう。
忘年会当日
はい、ここまでしっかり準備して来たらあとは事前に決めていた通りに進行していくだけです。
ちゃんと準備してきたのなら何も問題はないはずです。
最高に盛りあがる忘年会にしましょう。
おわりに
いかがだったでしょうか。
忘年会の幹事というのはやることがこんなにあるんです。
しかもこれまで経験してきたものとは違って上司もいるわけなので気が抜けません。
これも一つの仕事と考えて精一杯頑張ってください。
その努力があなたの評価を上げることになるかもしれませんよ。
